Unterlagen für den Steuerberater vorbereiten: Was Sie bereithalten sollten
Welche Unterlagen braucht der Steuerberater? Listen für Arbeitnehmer, Vermieter, Selbstständige und GmbH, Tipps zur Belegordnung und zum digitalen Austausch.
Je vollständiger und geordneter Ihre Unterlagen sind, desto weniger Rückfragen entstehen und desto eher bleibt das Honorar im unteren Bereich. Ein Steuerberater benötigt Identifikationsdaten, frühere Bescheide, Einnahmen- und Ausgabenbelege sowie bei Unternehmen die Buchhaltungsunterlagen. Dieser Ratgeber zeigt, was je nach Fall dazugehört, wie Sie Belege ordnen und wie der digitale Austausch funktioniert.
Grundausstattung für jeden Fall
Diese Dokumente sind bei fast jedem Mandat nützlich:
- Steuer-Identifikationsnummer und Steuernummer
- Letzte Steuerbescheide (Einkommensteuer, ggf. Umsatzsteuer, Gewerbesteuer)
- Personalausweis oder Kontaktdaten für die Mandatsaufnahme
- Bankverbindung für Erstattungen und Lastschriften
- Vollmacht-Formulare, falls die Kanzlei Daten beim Finanzamt abrufen soll
- Schriftverkehr mit dem Finanzamt, offene Anfragen oder Mahnungen
Die Checkliste für Unterlagen können Sie online abhaken.
Unterlagen nach Fallgruppen
| Fallgruppe | Zusätzliche Unterlagen |
|---|---|
| Arbeitnehmer | Lohnsteuerbescheinigung, Belege zu Werbungskosten (Fahrten, Arbeitsmittel, Fortbildung), Spenden, Versicherungsbeiträge |
| Rentner | Rentenbezugsmitteilungen, Nachweise zu Kranken- und Pflegeversicherung, Belege zu Haushaltsnahen Leistungen |
| Vermieter | Mietverträge, Nebenkostenabrechnungen, Kaufvertrag, Finanzierungsunterlagen, Handwerkerrechnungen |
| Selbstständige (EÜR) | Einnahmen- und Ausgabenbelege, Kontoauszüge, Rechnungen, Anlagenverzeichnis, Kassenaufzeichnungen |
| GmbH | Gesellschaftsvertrag, Handelsregisterauszug, Buchhaltungsdaten, Bankunterlagen, Verträge mit Gesellschaftern |
| Familien | Kinderbetreuungskosten, Schulgeld, Nachweise zu Kindergeld, Unterhalt |
Je nach Fall sind weitere Nachweise nötig, etwa für Photovoltaik, Kapitalerträge im Ausland oder Erbschaften. Fragen Sie die Kanzlei, welche Dokumente zusätzlich benötigt werden.
Belege ordnen: So gehen Sie vor
Eine einfache Ordnung spart viel Zeit:
- Nach Zeitraum sortieren: Monat oder Quartal als Grundstruktur.
- Nach Art trennen: Einnahmen, Ausgaben, Bankbelege, Verträge.
- Digital erfassen: Belege scannen oder fotografieren, gut lesbar und vollständig.
- Bezeichnung vereinheitlichen: Datum, Aussteller, Betrag im Dateinamen.
- Privat und betrieblich trennen: Gemischte Belege separat kennzeichnen.
- Unklarheiten markieren: Notizen zu ungewöhnlichen Vorgängen beilegen.
Eine saubere Trennung von privaten und betrieblichen Konten erleichtert die Buchhaltung erheblich und vermeidet Diskussionen mit dem Finanzamt.
Digitaler Austausch und Datenschutz
Viele Kanzleien arbeiten mit einem Belegportal, über das Sie Dokumente sicher hochladen. Das ist deutlich sicherer als unverschlüsselte E-Mail. Fragen Sie, welche Verschlüsselung und welchen Zugriffsschutz die Kanzlei nutzt. Berufsrechtlich unterliegt der Steuerberater der Verschwiegenheitspflicht; dennoch sollten Sie nur übermitteln, was erforderlich ist.
Für die Buchführung sind Aufbewahrungsfristen zu beachten. Nach der Abgabenordnung müssen Buchungsbelege je nach Art mehrere Jahre aufbewahrt werden. Die Dauer wurde in den vergangenen Jahren angepasst; die aktuellen Fristen erfahren Sie bei der Kanzlei oder dem Bundesfinanzministerium. Auch die Kanzlei muss ihre Handakten mehrere Jahre aufbewahren.
Rechenbeispiel zum Nutzen guter Vorbereitung (illustrativ)
Angenommen, eine Kanzlei rechnet bei Zeitaufwand 60 Euro netto je halbe Stunde ab. Wenn Ihre Vorbereitung drei Stunden Suchzeit erspart, sind das sechs halbe Stunden und damit 360 Euro netto. Mit Umsatzsteuer 428,40 Euro. Auch bei Pauschalen wirkt sich Ordnung aus, weil der Berater die Pauschale bei hohem Aufwand neu verhandeln könnte oder Zuschläge vorsieht. Die Zahlen sind angenommen.
Häufige Fehler bei der Unterlagenübergabe
- Unvollständige Belege: Kassenbons ohne Datum, Rechnungen ohne Anschrift
- Papierchaos: Nicht sortierte Unterlagen in einer Kiste
- Späte Lieferung: Unterlagen kurz vor der Frist
- Fehlende Erklärungen: Ungewöhnliche Buchungen ohne Hinweis
- Vermischung privater und betrieblicher Ausgaben: erschwert Zuordnung
Weitere typische Fallen beschreibt der Ratgeber Häufige Fehler bei Steuerberater und Honorar.
Beispiel: Monatsordner für Freiberufler
Ein freiberuflicher Texter richtet sich einen digitalen Ordner pro Monat ein. Darin liegen drei Unterordner: Einnahmen mit Ausgangsrechnungen, Ausgaben mit Eingangsrechnungen und Bank mit dem Kontoauszug als PDF. Jede Datei beginnt mit dem Datum, dann folgt der Name des Geschäftspartners. Am Monatsende lädt er den Ordner in das Portal der Kanzlei und schreibt in einer kurzen Notiz, welche Belege fehlen oder ungewöhnlich sind, etwa eine Anschaffung über 800 Euro netto, die abgeschrieben werden muss. Die Kanzlei kann damit direkt buchen, statt Belege zu suchen. Das Beispiel ist ein Vorschlag und keine Pflichtstruktur; fragen Sie Ihre Kanzlei, ob sie eine bestimmte Benennung oder Software bevorzugt.
Wer diese Routine einmal eingerichtet hat, braucht pro Monat nur wenige Minuten. Am Jahresende liegt dann alles bereit, und auch für ein Gespräch mit dem Finanzamt oder der Bank sind die Unterlagen sofort greifbar.
Unterlagen bei Nacherklärungen und Sonderfällen
Haben Sie mehrere Jahre nicht erklärt, wird die Vorbereitung anspruchsvoller. Beginnen Sie mit dem ältesten offenen Jahr und sammeln Sie je Jahr die Lohnsteuerbescheinigungen, Rentenmitteilungen, Kontoauszüge und Belege. Fehlende Unterlagen lassen sich teilweise bei Arbeitgebern, Banken, Versicherungen oder über ELSTER nachfordern. Nennen Sie der Kanzlei ehrlich, welche Jahre betroffen sind und ob bereits Schreiben des Finanzamts vorliegen. Je früher sie das weiß, desto besser lassen sich Fristen und mögliche Schätzungen einschätzen. Legen Sie außerdem alle Bescheide bereit, die bereits ergangen sind, damit keine doppelte Arbeit entsteht und Korrekturen gezielt erfolgen können.
Häufige Fragen
Muss ich Originalbelege abgeben?
Meist reichen digitale Kopien. Originale sollten Sie aufbewahren, solange die gesetzliche Aufbewahrungsfrist läuft.
Was passiert bei fehlenden Belegen?
Die Kanzlei fragt nach, in manchen Fällen können Eigenbelege oder Schätzungen zulässig sein. Das hängt von der Art des Belegs und den Vorschriften ab.
Kann der Steuerberater Daten selbst beim Finanzamt abrufen?
Ja, wenn Sie ihm eine Vollmacht erteilen und er für den Datenabruf freigeschaltet ist. Das spart Eingabezeit.
Quellen
- ELSTER — Belegabruf und elektronische Steuererklärung
- Bundesfinanzministerium — Aufbewahrung, GoBD und Steuerinformationen
- Gesetze im Internet — Abgabenordnung
