Erstberatung beim Steuerberater: Ablauf, Kosten und Vorbereitung

Die Erstberatung beim Steuerberater ist ein erstes Gespräch, in dem Sie Ihren Fall schildern und die Kanzlei einschätzt, ob und wie sie helfen kann. Für Verbraucher sieht die Steuerberatervergütungsverordnung dafür nach unserem Kenntnisstand eine Obergrenze von 190 Euro netto vor (§ 21 StBVV); dazu kommen Auslagen und Umsatzsteuer. Manche Kanzleien bieten das Erstgespräch ohne Berechnung oder zu einem Festpreis an. Fragen Sie vor dem Termin ausdrücklich nach den Konditionen, am besten schriftlich.

Was in der Erstberatung besprochen wird

Das erste Gespräch dient der Orientierung. Typische Inhalte:

• Ihre Situation: Einkünfte, Rechtsform, Branche, bisherige Betreuung
• Ihr Anliegen: Steuererklärung, laufende Betreuung, Gründung, konkretes Problem
• Die Einschätzung der Kanzlei: Machbarkeit, Aufwand, mögliche Risiken
• Der Ablauf einer Zusammenarbeit: Fristen, Zuständigkeiten, Kommunikation
• Die Kosten: Abrechnungsart, Schätzung oder Angebot

Eine ausführliche steuerliche Gestaltungsberatung ist im Erstgespräch meist nicht enthalten. Wenn sie gewünscht ist, wird sie als eigene Beratung vereinbart und abgerechnet.

Kosten der Erstberatung

Die Abrechnung folgt den allgemeinen Regeln der StBVV für Rat und Auskunft. Für Verbraucher gilt die Begrenzung für das erste Beratungsgespräch; sie greift nur bei der Erstberatung, nicht bei weiteren Gesprächen. Ob die Grenze auch für Gewerbetreibende gilt, hängt von der Einordnung ab, ob Sie als Verbraucher oder Unternehmer auftreten. Fragen Sie nach, wenn Sie als Gründer kommen.

Rechenbeispiel, rein illustrativ: Angenommen, das Erstgespräch wird mit 150 Euro netto berechnet. Auslagenpauschale 20 Prozent von 150 Euro wären 30 Euro, gedeckelt auf 20 Euro. Netto 170 Euro, Umsatzsteuer 32,30 Euro, brutto 202,30 Euro. Die Zahlen dienen nur der Veranschaulichung; die Obergrenze bezieht sich auf die Gebühr, nicht auf die Auslagen.

So bereiten Sie sich vor

Mit guter Vorbereitung nutzen Sie das Gespräch effizient:

1. Fragen aufschreiben: Was möchte ich am Ende des Gesprächs wissen?
2. Unterlagen mitbringen: Aktuelle Bescheide, Verträge, Zahlen. Eine Checkliste für Unterlagen hilft.
3. Ziel formulieren: Zum Beispiel „laufende Betreuung ab Januar“ oder „Nacherklärung für zwei Jahre“.
4. Budget überlegen: Welchen Rahmen können Sie realistisch tragen?
5. Datenschutz beachten: Geben Sie sensible Daten erst nach Mandatsbeginn digital weiter, sofern ein sicherer Kanal besteht.

Fragen, die Sie stellen sollten

• Wer bearbeitet meinen Fall konkret?
• Was kostet das voraussichtlich, und gibt es eine Obergrenze?
• Wie oft und wie schnell bekomme ich Auskunft?
• Welche Software und Kommunikationswege nutzen Sie?
• Welche Pflichten habe ich als Mandant?
• Welche Fristen sind in den kommenden Monaten wichtig?
• Wie ist die Kündigung geregelt?

Ergänzend hilft der Ratgeber Steuerberater finden und auswählen.

Nach dem Gespräch: Entscheidung und Mandat

Lassen Sie sich nach dem Gespräch ein Angebot geben und entscheiden Sie in Ruhe. Das Mandat kommt durch Vereinbarung zustande, meist durch einen schriftlichen Vertrag. Achten Sie darauf, dass Leistungen, Vergütung und Kündigungsfrist eindeutig geregelt sind. Vollmachten für Finanzamt und Datenabruf sollten Sie erst erteilen, wenn Sie sich für die Kanzlei entschieden haben. Zur Vorbereitung der ersten Zusammenarbeit lesen Sie Unterlagen für das Mandat vorbereiten.

Beispiel: Ein Gesprächsverlauf in 45 Minuten

Ein Ehepaar plant, eine Eigentumswohnung zu kaufen und zu vermieten. Im Erstgespräch schildert es in zehn Minuten die Ausgangslage, die Kanzlei stellt in weiteren zehn Minuten Rückfragen zu Kaufpreis, Finanzierung und Eigenkapital. Danach erläutert sie in fünfzehn Minuten die steuerlichen Grundlinien: Abschreibung, Werbungskosten, Anlage V, Fristen. Die letzten zehn Minuten gehören dem Angebot für die laufende Betreuung und dem Hinweis, welche Unterlagen noch fehlen. Wer diese Struktur kennt, kann das Gespräch steuern: Notieren Sie vorab die drei wichtigsten Fragen und fragen Sie zum Schluss ausdrücklich nach Kosten, nächsten Schritten und Fristen. Das Beispiel ist frei erfunden und enthält keine Honorarangabe; die tatsächliche Dauer und Abrechnung richten sich nach der Kanzlei.

Machen Sie sich während des Gesprächs Notizen und bitten Sie am Ende um eine kurze schriftliche Zusammenfassung der besprochenen Punkte. Das hilft Ihnen beim Vergleich mit anderen Kanzleien und dokumentiert, was zugesagt wurde.

Was nach dem Gespräch zu dokumentieren ist

Halten Sie nach dem Termin fest, was Ihnen zugesagt wurde: voraussichtliche Kosten, Starttermin, benötigte Unterlagen und der Name der Ansprechperson. Wenn Sie mehrere Kanzleien besuchen, legen Sie für jede eine kurze Notiz an, die dieselben Punkte enthält. So vergleichen Sie später nicht Bauchgefühle, sondern Fakten. Wichtig ist auch die Frage, ob Ihnen die Kanzlei Ihre Anliegen verständlich erklärt hat. Wer im Erstgespräch nur Fachbegriffe hört und kaum Antworten auf konkrete Fragen erhält, wird im laufenden Mandat selten besser informiert. Vertrauen und Verständlichkeit sind bei einer langfristigen Zusammenarbeit mindestens so wichtig wie die Gebühr für das erste Gespräch.

Häufige Fragen

Ist die Erstberatung beim Steuerberater kostenlos?

Das ist unterschiedlich. Viele Kanzleien berechnen eine Gebühr, andere bieten ein kostenloses Kennenlerngespräch. Eine Pflicht zur Kostenfreiheit gibt es nicht.

Gilt die 190-Euro-Grenze für jede Beratung?

Nein. Sie betrifft das erste Beratungsgespräch mit Verbrauchern. Weitere Beratungen werden nach den allgemeinen Regeln abgerechnet.

Kann ich im Erstgespräch auch ein Angebot erhalten?

Ja, das ist üblich. Bitten Sie darum, das Angebot schriftlich zu erhalten.

Muss ich nach dem Gespräch das Mandat erteilen?

Nein. Sie können sich in Ruhe entscheiden und mehrere Kanzleien vergleichen.

Quellen

• Gesetze im Internet — StBVV, insbesondere zu Rat, Auskunft und Erstberatung
• Bundessteuerberaterkammer — Informationen zur Vergütung
• Verbraucherzentrale — allgemeine Verbraucherinformationen zu Dienstleistungsverträgen