Buchhaltung beim Steuerberater: Monatliche Kosten und was enthalten ist
Was kostet die laufende Buchhaltung und Lohnabrechnung beim Steuerberater? Abrechnungsarten, Kostentreiber, Beispielrechnung und Tipps für geringere monatliche Honorare.
Die laufende Buchhaltung beim Steuerberater wird meist entweder nach der Zahl der Buchungen und dem Umsatz (Wertgebühr nach Tabelle C der StBVV) oder als monatliche Pauschale abgerechnet. Für kleine Betriebe liegt sie oft im zwei- bis niedrigen dreistelligen Bereich pro Monat, bei Kapitalgesellschaften mit Personal deutlich darüber. Wie viel es bei Ihnen wird, hängt vor allem von Belegmenge, Belegqualität und Leistungsumfang ab. Dieser Ratgeber erklärt die Abrechnungsarten und zeigt, wie Sie die Kosten kalkulierbar machen.
Was zur laufenden Buchhaltung gehört
Unter dem Begriff fassen Kanzleien unterschiedliche Bausteine zusammen. Fragen Sie deshalb immer, was konkret im Preis steckt:
- Kontieren und Buchen der Geschäftsvorfälle anhand von Belegen und Kontoauszügen
- Umsatzsteuer-Voranmeldung, monatlich oder vierteljährlich, einschließlich Übermittlung an das Finanzamt
- Betriebswirtschaftliche Auswertung (BWA) und Summen- und Saldenliste
- Lohn- und Gehaltsabrechnung je Mitarbeiter, inklusive Meldungen an Sozialversicherung und Finanzamt
- Offene-Posten-Verwaltung und Mahnwesen, falls vereinbart
- Vorbereitung des Jahresabschlusses
Nicht immer ist alles inklusive. Einzelne Kanzleien berechnen die Voranmeldung, die Lohnabrechnung oder die BWA gesondert. Ein sauberes Angebot listet die Leistungen einzeln.
Abrechnungsarten im Vergleich
| Abrechnungsart | So funktioniert sie | Vorteil | Risiko |
|---|---|---|---|
| Wertgebühr nach StBVV | Gegenstandswert (Umsatz) mal Zehntelsatz, anteilig je Monat | Gesetzlich verankert, nachprüfbar | Schwer vorab zu schätzen |
| Monatliche Pauschale | Fester Betrag je Monat bei vereinbartem Belegvolumen | Planbar | Zusatzkosten bei mehr Belegen |
| Preis je Buchung | Preis je Buchungszeile oder Beleg | Wachstum nachvollziehbar | Viele Kleinstbuchungen werden teuer |
| Zeitgebühr | Abrechnung nach Aufwand | Fair bei unklarem Umfang | Kostenkontrolle nötig |
Pauschalen oder Preise je Buchung weichen oft von der Tabellenlogik ab. Dafür ist eine Vergütungsvereinbarung nötig; Details im Ratgeber Vergütungsvereinbarung und Pauschale.
Kostentreiber in der Praxis
Mehrere Faktoren bestimmen, ob Sie am unteren oder oberen Rand landen:
- Zahl der Belege und Buchungen: Wer viele Kleinbeträge hat, etwa im Einzelhandel oder in der Gastronomie, verursacht mehr Arbeit.
- Form der Belege: Digitale, vollständige und sortierte Belege sparen Zeit. Fehlende Belege führen zu Rückfragen.
- Kassenführung: Bargeschäfte erfordern strenge Aufzeichnungen und mehr Prüfung.
- Zahlungswege: Mehrere Bankkonten, Zahlungsdienste und Marktplätze erhöhen den Abstimmungsaufwand.
- Rechtsform und Branche: Kapitalgesellschaften haben höhere Pflichten, bestimmte Branchen zusätzliche Besonderheiten.
- Mitarbeiter: Jede Lohnabrechnung kostet extra, besonders bei Minijobs, Schichtzuschlägen oder wechselnden Arbeitszeiten.
Rechenbeispiel (illustrativ)
Eine kleine GmbH ohne Mitarbeiter vereinbart mit der Kanzlei 350 Euro netto im Monat für Buchhaltung und Voranmeldungen, dazu eine Pauschale von 1.200 Euro für Jahresabschluss und Steuererklärungen. Jahressumme netto: 12 mal 350 plus 1.200 gleich 5.400 Euro. Mit 19 Prozent Umsatzsteuer: 6.426 Euro brutto. Die GmbH kann die Umsatzsteuer in der Regel als Vorsteuer abziehen, die Nettobelastung liegt also bei 5.400 Euro. Setzt sie ihren Gewinn damit herab, sinkt auch die Ertragsteuer. Die Zahlen sind angenommen und kein Marktpreis. Mit dem Kostenschätzer für Buchhaltung und Lohn können Sie Ihre eigenen Werte einsetzen.
E-Rechnung und digitale Belege
Seit 1. Januar 2025 müssen Unternehmen in Deutschland im Geschäftsverkehr unter Unternehmern E-Rechnungen empfangen können; für das Ausstellen gelten Übergangsfristen, die in den Folgejahren auslaufen. Prüfen Sie die genauen Fristen bei den offiziellen Stellen. Für Ihre Buchhaltung bedeutet das: Eingehende E-Rechnungen sollten strukturiert archiviert werden. Kanzleien mit digitaler Belegübergabe können das häufig effizienter abwickeln, was die Kosten drücken kann. Fragen Sie nach, welche Software die Kanzlei nutzt und ob Ihre Kassen- und Bankdaten angebunden werden können.
So senken Sie die Kosten, ohne Qualität zu verlieren
- Belege monatlich und vollständig übergeben statt gesammelt am Jahresende.
- Bankkonten und Kassen digital anbinden, wenn die Kanzlei das anbietet.
- Vorkontierung selbst übernehmen, wenn Sie es sicher können.
- Beleglisten oder Buchhaltungssoftware nutzen, die die Kanzlei akzeptiert.
- Angebote vergleichen, aber auf gleichen Leistungsumfang achten.
Wenn Sie erst gründen, lesen Sie ergänzend Kosten für Gründer und GmbH.
Beispiel: Onlinehändlerin mit vielen Kleinbeträgen
Eine Onlinehändlerin verkauft über zwei Marktplätze und einen eigenen Shop. Pro Monat fallen mehrere hundert Zahlungen an, dazu Gebühren der Plattformen, Retouren und Versandkosten. Die Buchhaltung ist deutlich aufwendiger als bei einer Beratungsfirma mit wenigen großen Rechnungen. Eine Pauschale pro Monat kann hier schnell zu niedrig kalkuliert sein, wenn die Zahl der Buchungen nicht begrenzt wird. Sinnvoll ist eine Vereinbarung, die Sammelbuchungen aus den Zahlungsdienstleistern zulässt, statt jede Einzelzahlung zu erfassen, und die Mengengrenzen klar nennt. Außerdem sollte geklärt sein, wer die Umsatzsteuer bei Verkäufen ins EU-Ausland verarbeitet. So bleibt die Rechnung planbar, ohne dass wichtige Pflichten untergehen. Das Beispiel ist erfunden und soll nur zeigen, worauf bei Massenbuchungen zu achten ist.
Auch der Zeitpunkt der Übergabe zählt: Wer Plattformabrechnungen zum Monatsende als Datei bereitstellt, erspart der Kanzlei das mühsame Zusammensuchen und kann bei der Pauschale eher am unteren Rand verhandeln.
Häufige Fragen
Darf ein Buchhalter statt des Steuerberaters buchen?
Die laufende Buchhaltung dürfen auch Buchhalter mit entsprechender Befugnis übernehmen. Steuererklärungen und Beratung bleiben dem Steuerberater vorbehalten.
Was passiert, wenn ich Belege zu spät liefere?
Das kann zu Rückfragen, Verzögerungen bei Voranmeldungen und möglichen Säumniszuschlägen oder Verspätungsfolgen führen. Vereinbaren Sie feste Übergabetermine.
Ist eine Pauschale immer günstiger?
Nicht immer. Sie lohnt, wenn das Belegvolumen stabil ist. Bei stark schwankendem Volumen kann eine Staffel oder eine Abrechnung nach Aufwand fairer sein.
Wie lange muss ich Buchungsbelege aufbewahren?
Die Fristen richten sich nach der Abgabenordnung und dem Handelsgesetzbuch. Für Buchungsbelege wurde die Frist zuletzt verkürzt; prüfen Sie die aktuelle Dauer bei der Kanzlei oder beim Bundesfinanzministerium.
Quellen
- Bundesfinanzministerium — Informationen zu E-Rechnung, Aufbewahrung, GoBD
- Gesetze im Internet — StBVV, Abgabenordnung, HGB
- Bundessteuerberaterkammer — Berufsrecht und Vergütungsfragen
